Conseils globaux

Vous souhaitez vous lancer sur les réseaux sociaux en tant que structure, chercheur ou chercheuse? Voici quelques étapes pour vous aider. Vous trouverez également une liste de conseils pour chaque réseau social.

  1. Demandez l’approbation de votre hiérarchie
    et avertissez le Service de communication par email.

  2. Définissez vos objectifs
    Comprendre vos objectifs vous permettra de définir l’outil (ou les outils) approprié, de créer du contenu pertinent et de choisir le meilleur moyen d’atteindre votre audience.
    La Responsable des réseaux sociaux de l’UNIGE est là pour vous aider.

  3. Définissez une stratégie (réseau, public, langue, etc.)
    Définissez ce que vous voulez accomplir, avec qui vous voulez entrer en contact, quels contenus vous voulez partager. Puis commencez à explorer les médias sociaux pour choisir les outils qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.

  4. Choisissez votre outil de communication
    Ne vous lancez pas sur toutes les plateformes en même temps. Choisissez un outil qui corresponde à ce que vous souhaitez faire et concentrez votre temps à créer une présence forte sur ce dernier.

  5. Identifiez un-e coordinateur/trice
    Déterminez la personne qui sera responsable de la mise à jour et du suivi du média social choisi.

  6. Nommez votre compte
    Choisissez un titre pour votre profil, cela peut être votre acronyme (FTI, ISE, etc.) Ajoutez l’acronyme de l’UNIGE à votre nom de profil: @Structure_UNIGE Indiquez le lieu et le site web de votre structure. Vous pouvez utiliser https://linktr.ee pour regrouper plusieurs liens.

  7. Demandez votre logo
    Le Service de communication fournit, sur demande, un logo pour chaque réseau social, adapté à votre Faculté, Département, Institut, etc.

  8. Communiquez sur votre présence digitale
    Informez le service communication, les collaborateurs/trices, les étudiant-es et le public de l’existence de ce compte. Une liste des différents comptes institutionnels est disponible en ligne. Utilisez les canaux d’informations traditionnels, comme les emails, votre site web, votre newsletter, etc.

  9. Abonnez-vous aux autres comptes institutionnels
    Cela offrira à l’institution une plus grande visibilité auprès des visiteurs/euses, un plus grand nombre de visites de chaque compte et donc potentiellement plus d’abonnements à ces comptes.

  10. Essayez, expérimentez
    Passez du temps à le faire connaître durant plusieurs semaines en le partageant, pour le tester et recevoir des commentaires constructifs, avec de petits groupes. Faites en sorte que votre site soit terminé et fonctionne bien avant de le partager pour que cela soit facile à gérer.
     
  11. Rejoindre la communauté des responsables réseaux sociaux UNIGE
    S’abonner à la liste de diffusion https://listes.unige.ch/sympa/info/responsables-socialmedia

 

  1. Définissez vos objectifs
    Comprendre vos objectifs vous permettra de définir l’outil (ou les outils) approprié, de créer du contenu pertinent et de choisir le meilleur moyen d’atteindre votre audience.
     
  2. Définissez une stratégie (réseau, public, langue, etc.)
    Définissez ce que vous voulez accomplir, avec qui vous voulez entrer en contact, quels contenus vous voulez partager. Puis commencez à explorer les médias sociaux pour choisir les outils qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.
     
  3. Choisissez votre outil de communication
    Ne vous lancez pas sur toutes les plateformes en même temps. Choisissez un outil qui corresponde à ce que vous souhaitez faire et concentrez votre temps à créer une présence forte sur ce dernier.
     
  4. Personnalisez votre biographie
    Ajoutez l’entité à laquelle vous êtes affilié-e. Vous pouvez en indiquer plusieurs (UNIGE, Faculté, Section, Département, Laboratoire, etc.)
    Exemple: @Structure_UNIGE. Indiquez le lieu et votre éventuel site web. Vous pouvez utiliser https://linktr.ee pour regrouper plusieurs liens.
     
  5. Communiquez sur votre présence digitale
    Informez le service communication et/ou les responsables de communication facultaire de l’existence de ce compte. Ajoutez un lien dans votre signature d’email, votre site web, etc.
     
  6. Abonnez-vous aux autres comptes institutionnels
    Cela offrira à l’institution une plus grande visibilité auprès des visiteurs/euses, un plus grand nombre de visites de chaque compte et donc potentiellement plus d’abonnements à ces comptes.

En tant que membre de la communauté de l'UNIGE, lors de l'utilisation des réseaux sociaux, vous êtes censé-e faire preuve des meilleures pratiques et de l'étiquette appropriée sur les réseaux sociaux, y compris, mais sans s'y limiter, les éléments contenus dans la rubrique ci-dessous "Mise en garde et légalité".

Nous vous rendons attentif/ve au fait que vous êtes responsable du contenu diffusé sur votre réseau social ainsi que de sa mise à jour. Tout contenu publié sur un réseau social rattaché à une structure de l'UNIGE est considéré comme une prise de position officielle et engage ladite structure. Veillez à bien différencier une opinion ou des messages personnels d'une prise de position et des informations institutionnelles.

Dans ce cadre, les membres de la communauté académique doivent se conformer à la Charte d’éthique et de déontologie des Hautes écoles universitaires et spécialisées de Genève ainsi qu'à la Charte d'utilisation des réseaux sociaux - Université de Genève.

La page doit rester un lieu de courtoisie où les règles du savoir-vivre s'appliquent comme partout ailleurs. L'usage de vos médias sociaux doit se faire dans les limites de la légalité, de l'éthique, des principes et des valeurs qui donnent un contenu à la liberté académique.

Quel que soit le type de message posté, il doit être conforme à la loi, aux bonnes mœurs, à la dignité et à la réputation de l'Université et de ses membres. Sont notamment à éliminer les messages à caractère calomnieux, diffamatoire, injurieux, raciste, sexiste et / ou pornographique.

Conseils légaux

Droit à l’image

Veillez à avoir l’accord des personnes figurant sur les photos (reconnaissables et plan rapproché) avant de les partager sur vos réseaux sociaux.

Partager une photo sans leur consentement peut être considéré comme une atteinte illicite à la personnalité.

Nuance: si la ou les personnes sont considérées comme accessoires ou en arrière plan ≠ atteinte illicite à la personnalité

Le consentement n’est pas nécessaire:

• Si l’image porte sur une personnalité publique ou un-e sportif/ve

• Lors de manifestations publiques car les personnes sont conscientes qu’il peut y avoir des photographes.

Remarque: Les photos prises dans ce cadre ne doivent pas cibler une personne et être utilisées pour illustrer l’événement et à des fins informatives uniquement. Pensez à avertir les participant-es si des photos sont prises dans le cadre d’un événement.

Photos d’enfants:
Si vous photographiez des enfants, demandez toujours l’accord des parents et précisez sur quelles plateformes les photos seront diffusées.

Remarque: Le consentement n’est pas nécessaire si l’enfant n’est pas reconnaissable ou photographié de dos.

Copyright

Respectez les droits d'auteur-e
Veillez à respecter le droit d’auteur-e sur une image (droits de la propriété intellectuelle). Assurez-vous que les images ou les visuels utilisés sont libres de droit.

Attention: Une image trouvée sur internet ≠ libre de droit

Si ce n'est pas à vous, ne l'utilisez pas. Avant de publier le travail de quelqu'un d'autre, vérifiez d'abord auprès du propriétaire. À moins qu'elles ne soient publiées dans un journal en libre accès (Open Access), les images d'articles publiés ne sont pas libres de droits, même si vous êtes vous-même l'auteur de l'article.

Gardez à l’esprit que certaines images ou photos ne peuvent pas être utilisées à des fins commerciales.

Protection des données

Les données (en particulier les photos) que vous publiez sur les réseaux sociaux appartiennent à ces plateformes. Passez du temps pour paramétrer le contenu que vous souhaitez rendre public et le contenu visible uniquement par vos relations et abonné-es.

Le modèle économique des entreprises de médias sociaux est basé sur l'exploitation de vos données sans que vous ne receviez aucun avantage, si ce n'est l'utilisation gratuite des plateformes de médias sociaux. Par conséquent, n'oubliez jamais qu'en profitant d'une plateforme de médias sociaux gratuite, vos données leur appartiennent et qu'elles peuvent être offertes ou vendues à des tiers, et que vous n'êtes pas leur client-e.

Cela signifie que vous ne trouverez pas toujours une assistance clientèle complète et que si l'entreprise disparaît ou est vendue, vous risquez de perdre le contrôle/la trace des données que vous avez téléchargées jusqu'à présent.

Confidentialité

En aucun cas, des informations confidentielles ou personnelles concernant l'UNIGE – telles que des données financières sensibles, des recherches non publiées ou des données personnelles – ne doivent être communiquées via les médias sociaux.

En particulier, ne publiez pas d'adresses, de numéros de téléphone ou d'adresses e-mail sur les plateformes de médias sociaux. Votre devoir de loyauté envers l'UNIGE en tant qu'employeur s'applique également à votre utilisation des médias sociaux.

Frontière personnelle versus professionnelle

La frontière entre le domaine privé et public peut être assez floue. Un message problématique d'un employé peut entraîner une sanction ou une déclaration de l'institution.

Différencier l'utilisation entre un compte institutionnel (laboratoire, département, etc.) et un compte personnel.

Par exemple, un compte "Jon Snow" dont la biographie ne fait pas référence à son affiliation institutionnelle est un compte privé. Un compte "Prof. Snow" avec une liste d'affiliations à l'UNIGE dans la bio est un compte institutionnel.

Cette différenciation est cruciale avant des votations par exemple, lorsque les institutions sont soumises au devoir de réserve X jours avant les votations: alors que l’institution ne peut plus s’exprimer en son nom sur un sujet, l’employé peut s’exprimer publiquement et partager son opinion.

Assumez tout ce que vous publiez

Internet est public et a une longue mémoire. Assurez-vous que vous ne regretterez pas votre publication, même si un journaliste, un parent, votre supérieur ou un collègue la voyait. Ce que vous publiez sur Internet peut être découvert par n'importe qui. Il est pratiquement impossible de supprimer totalement une image ou un message du web mais il est incroyablement facile d'envoyer un message à des millions d'autres utilisateurs.

Avez-vous publié quelque chose qui n'était tout simplement pas vrai ?
Soyez le premier à répondre à votre propre erreur. Si vous décidez de modifier un message antérieur, indiquez clairement que vous l'avez fait.

Tous les réseaux sociaux disposent d’un algorithme qui détermine la visibilité des publications sur le fil d’actualité en les hiérarchisant aussi bien pour les profils que les pages.

Cet algorithme a pour but de montrer aux utilisateurs du contenu de qualité susceptible de les intéresser en priorité dans leur fil d’actualité.

Comment fonctionne l’algorithme?

Plus le contenu est qualitatif, plus le logiciel-robot mettra en avant vos publications !

La publication est d’abord montrée à seulement 1 % de vos abonné-es. L’algorithme agit ensuite selon plusieurs paramètres.

Plus les réactions sont rapides et positives, plus les réseaux sociaux diffuseront une publication, et inversement.

L'algorithme prend en compte plusieurs paramètres:

  1. Des informations sur le/la spectateur-trice : centres d'intérêt, comptes suivis, le contenu avec lequel il a interagi récemment, etc.
  2. Des informations sur le post et sa qualité : La publication suscite-t-elle des likes, des commentaires, des partages ? Les vidéos ont-elles un temps de visionnage minimum ? Ou au contraire, ma publication récolte-t-elle des commentaires négatifs, signalements, etc. ?
  3. Des informations sur l'auteur-trice du post (type de contenu qu'il/elle publie habituellement, les personnes avec lesquelles il/elle interagit habituellement, la performance de son contenu)
  4. La relation entre l'auteur-trice et le spectateur-trice potentiel-e (se suivent-ils mutuellement?, centres d'intérêt similaires, abonnements aux mêmes comptes)
  5. La régularité : si un compte publie du contenu de manière régulière (par ex: une fois par jour), ce contenu aura plus de chances d'être proposé que le contenu créé par un compte qui publie moins régulièrement (par ex: une ou deux fois par mois).

Même avec de bonnes pratiques de publication, l'audience qui sera généralement atteinte par vos posts de manière organique sera d'environ 10 à 20 % du total de vos abonnés.

Comment travailler au mieux avec l’algorithme?

  1. Limiter les liens externes
  2. Publier des photos et des vidéos
  3. La publicité est une solution pour que vos contenus soient montrés à un plus grand nombre de personnes, parfois même à vos propres abonné-es à qui les réseaux sociaux n’auraient pas montré vos publications dans leur fil d’actualité.
Vous recevez des messages, du spam ou des notifications répétées et inapropriées d’une personne ou d’un compte? Quelles actions s’offrent à vous?

1. Comptes officiels “Université de Genève”

@UNIGEnews (français) @unige_en (English)

L’UNIGE, à travers les comptes Twitter @UNIGEnews et @unige_en, s’abonne aux autres comptes de l’institution ainsi qu’aux membres de la communauté UNIGE identifiés. Elle se désabonne lorsqu’ils quittent l’université ou qu’ils n’ont plus de lien avec elle. Ces comptes sont gérés par le service de communication.

Avec ses comptes officiels, l’UNIGE ne suit pas de comptes personnels nominatifs sur Facebook, LinkedIn ou Instagram. De nombreux comptes sont privés sur Instagram vs sur Twitter où le contenu est majoritairement public.

Les comptes officiels ayant pour objectif d’assurer une information institutionnelle, ils ne bloquent pas les membres de la communauté universitaire. Une telle pratique pourrait constituer une atteinte à la liberté d’expression.

L’UNIGE ne bloque pas de comptes sur Twitter ou Instagram, à l’exception des comptes contraires aux cadre légal, aux bonnes mœurs ou automatisés, comme établi dans la charte d’utilisation des réseaux sociaux.

L’UNIGE se réserve le droit de masquer un compte si le nombre de notifications reçues est trop important ou les mentions inappropriées ou sans lien avec les missions de l’UNIGE.
 

2. Les comptes institutionnels

De nombreuses structures de l’UNIGE (Facultés, centres interfacultaires, instituts, etc…) disposent également d’un compte à caractère institutionnel qu’elles gèrent elles-mêmes.

Les comptes qui ont pour vocation la transmissions d’informations institutionnelles sont soumis aux mêmes règles que les comptes officiels (voir ci-dessus).

D’une façon générale, il est recommandé aux comptes institutionnels de suivre la même stratégie que les comptes officiels “Université de Genève”.
 

3. Les comptes personnels nominatifs de la communauté UNIGE

Les comptes du/de la Recteur/trice ou des membres du Rectorat sont des comptes personnels, tout comme ceux des membres de la communauté universitaire. Ils n’ont pas pour objectif d’assurer une information institutionnelle.

Les comptes personnels nominatifs sont gérés librement et ne font pas partie des comptes institutionnels officiels de l’UNIGE. Vous décidez librement si votre compte est public ou privé. Les recommandations diffèrent donc des comptes institutionnels.

Il est toutefois important de tenir compte de votre position à l’UNIGE (membre du rectorat, professeur-e, PAT, étudiant-e, etc.) au moment de choisir de bloquer une personne car la portée de cette action n’aura pas le même impact ni la même visibilité.

La personne problématique fait partie de la communauté UNIGE:

  • Masquer —> Cela ne change rien pour la personne masquée (qui n’est pas informée). Cette action vous permet de supprimer ses tweets sur votre fil d’actualité sans vous désabonner du compte ni le bloquer. La personne masquée peut toujours vous suivre et vice versa, et vous contacter par message privé.
  • Blocage —> peut être préjudiciable d’un point de vue éthique ou d’image si votre compte est public et que votre fonction est exposée.

La personne ne fait PAS partie de la communauté UNIGE mais a un certain impact (alumni, ancien employé-e, politique GE, etc.):

  • Masquer —> Cela ne change rien pour la personne masquée (qui n’est pas informée). Cette action vous permet de supprimer ses tweets sur votre fil d’actualité sans vous désabonner du compte ni le bloquer. La personne masquée peut toujours vous suivre et vice versa, et vous contacter par message privé.
  • Blocage —> peut être préjudiciable d’un point de vue éthique ou d’image si votre compte est public et que votre fonction est exposée.

La personne ne fait PAS partie de la communauté UNIGE et “sans grand impact”

  • Masquer —> Cela ne change rien pour la personne masquée (qui n’est pas informée). Cette action vous permet de supprimer ses tweets sur votre fil d’actualité sans vous désabonner du compte ni le bloquer. La personne masquée peut toujours vous suivre et vice versa, et vous contacter par message privé.
  • Blocage
     

Voir la charte d'utilisation des réseaux sociaux
 

Implications du blocage

  • La personne bloquée ne peut plus voir les publications de la personne qui la bloque, ni interagir avec elle.
  • Il s’agit d’une action unilatérale (la personne bloquée ne peut rien faire contre le blocage, et n’en est pas notifiée).
  • La portée de cet acte (volontaire ou non) est essentiellement symbolique.
  • Sur les réseaux sociaux, bloquer quelqu’un est interprété comme un acte de rejet assez important.
  • Les personnes bloquées ont tendance à mettre en avant leur blocage tantôt comme un scandale (prétendue atteinte à la liberté d’expression), tantôt comme un trophée, afin de montrer qu’elles « dérangent » et qu’on veut les mettre à part.

 

Pour aller plus loin:

Bloquer sur Twitter

Bloquer sur Instagram

Facebook: Bannir ou bloquer des profils en tant que page

LinkedIn: Limiter l’accès à votre profil personnel et bloquer un membre (impossible en tant que page)

En cas de commentaire négatif sur les réseaux sociaux ou de crise plus large en lien avec l'institution, il est important d'adopter les bons réflexes pour gérer au mieux ce moment difficile.

Pour vous aider, téléchargez et adaptez le guide ci-dessous avec les personnes référentes de votre faculté ou service, vos commentaires et notes:

Guide de l'engagement social et de la modération

Social engagement and moderation guide